Organizacja wydarzeń to dziś balansowanie pomiędzy logistyką, budżetem, a świadomym projektowaniem doświadczeń gości. Gastronomia konferencyjna odgrywa tu kluczową rolę. W praktyce bardzo często oznacza to, że dobre menu konferencyjne musi być tak inkluzywne, jak to tylko możliwe - od uwzględnienia rzadkich alergii pokarmowych, przez preferencje dietetyczne, aż po wysokowydajny brain food, który realnie wspiera procesy poznawcze i pozytywnie działa na skupienie uczestników wydarzenia.
W branży MICE nadszedł czas, aby ostatecznie obalić mit, jakoby diety specjalne stanowiły "logistyczny koszmar" organizatora wydarzeń. W rzeczywistości profesjonalnie zaplanowane menu konferencyjne to potężne narzędzie wspierające wizerunek marki organizatora wydarzenia.
— Jeżeli jako gość wegetarianin, osoba z celiakią, alergik, czy zwolennik diety keto mam szansę na pełnowartościowy, a przy tym kreatywny i estetyczny posiłek podczas konferencji, bez konieczności upominania się o niego u obsługi, czuję się w pełni zaopiekowany i pozostaję z doświadczeniem jakości i zaangażowania. To podejście procentuje, a taka dbałość o detale w efekcie buduje moją lojalność wobec marki organizatora skuteczniej niż jakikolwiek gadżet reklamowy - mówi Michał Popek, specjalista ds. marketingu w hotelu Hilton Garden Inn Kraków Airport
Kluczem do sukcesu nie jest mnożenie osobnych posiłków, lecz projektowanie menu w sposób modułowy. Zamiast tworzyć izolowane potrawy np. dla alergików, warto stawiać na kompozycje dań, które naturalnie wpisują się w trendy takie jak wegetarianizm czy dieta bezglutenowa, serwując dodatki mięsne lub nabiałowe osobno. To rozwiązanie nie tylko optymalizuje koszty, ale przede wszystkim gwarantuje bezpieczeństwo i pełną integrację wszystkich uczestników przy wspólnym posiłku.
Praktyczne wskazówki merytoryczne dla organizatorów:
Odpowiedź przynoszą badania naukowe i statystyka. Dane rynkowe wskazują, że już blisko 40% uczestników konferencji deklaruje specyficzne potrzeby żywieniowe lub ma indywidualne preferencje wynikające ze stylu życia.
Co więcej badania nad zjawiskiem tzw. foof coma (sennoscią po jedzeniu) dowodzą, że tradycyjne ciężkie lunche oparte na węglowodanach protych negatywnie wpływają na koncentrację.
Zauważalnym trendem w gastronomii konferencyjnej jest dziś przejście od koncepcji 'karmienia' do 'odżywiania' gości. Wykorzystanie koncepcji brain food na konferencjach, czyli komponowania menu przerw kawowych i bufetów w oparciu o składniki o niskim indeksie glikemicznym, bogatych w antyoksydanty i zdrowe tłuszcze jest inwestycją w efektywność merytoryczną, samopoczucie i skupienie uczestników wydarzeń w trakcie całodziennych sesji, paneli, warsztatów i czasu, który wypełniają im spotkania networkingowe.
Aby uniknąć kryzysu podczas wydawania posiłków, proces zarządzania dietami warto zaplanować na trzech poziomach:
Współpraca z hotelem lub firmą cateringową powinna zacząć się od precyzyjnego określenia profilu grupy.
Zgodnie z przepisami prawa (rozporządzenie UE 1169/2011) informacja o 14 głównych alergenach musi być łatwo dostępna. W praktyce standard premium wymaga jednak czegoś więcej, niż tylko wypełnienie obowiązku.
Poziom 3: Komunikacja na miejscu - kogo zapytać o alergeny?
Uczestnicy wydarzenia powinni zostać poinformowani, kto jest osobą merytorycznie przygotowaną do udzielenia rzetelnej informacji o alergenach (np. F&B Manager, kiedownik sali,czy konkretny kelner). Profesjonalna obsługa zawsze posiada i udostępnia tzw Matrycę Alergenów będącą dokumentacją technologiczną każdej potrawy, co pozwala na natychmiastowe udzielenie wiarygodnej informacji o składzie dań.
"Wybór Szefa Kuchni" bywa przez organizatorów niedoceniany, a tymczasem w obiektach konferencyjnych takich jak Hilton Garden Inn Kraków Airport, stnowi ona jedną z najbardziej efektywnych form personalizacji menu konferencyjnego.
Opcja Chef's choice to furtka, w której Szef Kuchni zamiast sztywnego zestawy dań, komponuje posiłki bazując na najlepszych dostępnych sezonowo składnikach, za każdym razem tworząc możliwie unikalne menu dostosowane do pory roku (lekkie latem, rozgrzewające zimą), czy specyficznych preferencji grupy (koszerność dań, zapotrzebowanie energetyczne, wykluczenia składików itd.).
To podejście otwiera szerokie pole do popisu w obszarze projektowania Guest Experience, gdzie jedzenie podczas konferencji przestaje być powtarzalnym standardem, a staje się spersonalizowanym doświadczeniem "skrojonym na miarę" pod konkretne wydarzenie i oczekiwania jego uczestników. W dobie masowych wydarzeń taka elastyczność buduje w gościach konferencji poczucie wyjątkowości, przekształcając zwykłą przerwę kawową, czy bufet w wartościowy punkt styku z marką organizatora. Personalizacja na tym poziomie eliminuje bariery dietetyczne jeszcze przed ich powstaniem i sprawia, że każdy uczestnik - niezależnie od swoich dietetycznych restrykcji - czuje się pełnoprawnym i oczekiwanym gościem.
W tym kontekście oddanie inicjatywy kulinarnej w ręce eksperta to nie tylko wygoda logistyczna, ale przede wszystkim strategiczne budowanie najwyższej jakości doświadczeń, które w efekcie stają się wizytówką profesjonalnie przygotowanej konferencji.
Organizacja konferencji, która na długo zapadnie w pamieci uczestników wymaga nie tylko doskonałej logistyki, ale przede wszystkim partnera, który rozumie dynamikę branży MICE.
Współpraca z zespłem Centrum Konferencyjnego Kraków Airport Hotel to gwarancja, że jako organizator konferencji otrzymasz profesjonalne wsparcie w procesie planowania wydarzenia - od pierwszej koncepcji, aż po finalna realizację. Nasi eksperci podzielą się profesjonalnym doświadczeniem podpowiadając sprawdzone rozwiązania, które podniosą prestiż wydarzenia, a z Ciebie jako jego organizatora zdejmą ciężar obowiązków.
