Imprezy firmowe są jednym z najbardziej skutecznych i wartościowych narzędzi PR-owych. Weekendowe wyjazdy, warsztaty, spotkania świąteczne czy gale, na których celebruje się duże sukcesy i jubileusze, mają ważny cel: wzmacniać relacje między pracownikami, budować poczucie przynależności do organizacji, kształtować pozytywny wizerunek firmy i tworzyć kulturę organizacyjną realnie wpływającą na efektywność zespołu. Przygotowanie imprezy firmowej, zwłaszcza dla międzynarodowego grona, wymaga nienagannej organizacji i stworzenia rzetelnego planu działania. Jak stworzyć przemyślany harmonogram gali? Jak podnieść prestiż wydarzenia? Gdzie zorganizować konferencje biznesowe w Krakowie? Poznaj rady naszych ekspertów!
Podstawowym czynnikiem decydującym o sukcesie przedsięwzięcia jest wybór obiektu. Doświadczeni organizatorzy stawiający na kompleksową obsługę rezygnują ze standardowych sal czy restauracji, wybierając hotel biznesowy. Kraków – to właśnie tutaj znajduje się jeden z najbardziej cenionych kompleksów, który wyróżnia się rozbudowaną infrastrukturą umożliwiającą przygotowanie eventów o zasięgu lokalnym i międzynarodowym. Dlaczego to właśnie Hilton Garden Inn Kraków Airport jest miejscem, w którym odbywają się najbardziej prestiżowe eventy? Oto najważniejsze powody:
doskonała lokalizacja – hotel znajduje się bezpośrednio przy terminalu pasażerskim Międzynarodowego Portu Lotniczego Kraków-Balice. Recepcja jest połączona z lotniskiem pieszą kładką, co znacząco usprawnia podróż gościom z zagranicy;
rozbudowana strefa konferencyjna – hotel biznesowy w Krakowie oferuje 10 nowoczesnych sal konferencyjnych o łącznej powierzchni 750 metrów;
zaplecze techniczne – sale są wyposażone we wszelkie udogodnienia (elektroniczne flipcharty, projektory z funkcją Click Share, soundbary wideo z kamerą 4k i wiele innych) umożliwiające przeprowadzenie każdego wydarzenia, również transmitowanego online;
przestrzeń kreatywna – organizatorzy mogą korzystać z przestronnego foyer o powierzchni 350 m2 wraz ze strefą business lounge;
baza noclegowa – w hotelu znajduje się 178 komfortowych pokoi, w tym także apartamentów z aneksem kuchennym;
wyśmienita kuchnia – ważną częścią kompleksu jest klimatyczna restauracja L’atmosphère, w której serwowane są dania kuchni polskiej i międzynarodowej.
Oficjalne gale najczęściej składają się z trzech modułów: części oficjalnej, uroczystej kolacji oraz after party przebiegającego w mniej formalnym tonie. Klientom decydującym się na organizację eventu w Krakowie przygotowania polecamy zacząć od ustalenia charakteru imprezy. Celem uroczystości jest podsumowanie mijającego roku i wyróżnienie szczególnie zaangażowanych pracowników? A może event ma zaprezentować firmę przed potencjalnymi inwestorami? Przebieg imprezy w ogromnej mierze jest uzależniony od profilu uczestników oraz zakładanych celów wizerunkowych.
Oficjalna część gali najczęściej obejmuje przemówienia zarządu, wręczenie nagród czy prezentacje multimedialne. Warto pamiętać, że wszelkie wystąpienia powinny odbywać się na odpowiednio oświetlonej scenie. Ważne jest, aby sala była wyposażona w nowoczesny system nagłośnienia. Klienci organizujący gale czy konferencje biznesowe w Balicach mają do dyspozycji multimedialne mównice z wejściem USB, doskonały system nagłośnienia, projektory z funkcją Click Share i ambientowe oświetlenie pozwalające tworzyć wyjątkowy klimat we wnętrzach.
Po części formalnej warto zaplanować kolację serwowaną przy elegancko zastawionych stołach lub poczęstunek w formie bufetu. Przerwa na posiłek to moment sprzyjający networkingowi i rozmowom w swobodniejszej atmosferze. Wybierając Hilton Garden Inn Kraków Airport, jeden z najbardziej polecanych hoteli biznesowych w Krakowie-Balicach, możesz liczyć na pełną obsługę w tym zakresie.
Zwieńczeniem gali jest after party, które pozwala odetchnąć po intensywnej części oficjalnej. Strefa muzyczna z parkietem to absolutne minimum. Zabawa będzie znacznie bardziej atrakcyjna, jeśli zadbasz o dodatkowe atrakcje, takie jak specjalne pokazy, fotobudkę 360° czy występ stand-upera. Co ważne, w przestronny, stylowo urządzonym foyer naszego hotelu znajduje się „zielona ściana” stanowiąca idealne tło dla sesji zdjęciowych i kręcenia materiałów promocyjnych z eventu.
Eventy firmowe mogą przybierać różne formy. Jedną z nich są warsztaty, wyjazdy integracyjne i szkolenia, podczas których członkowie zespołu mogą budować silniejsze relacje, rozwijać kompetencje i rozwiązywać konflikty w grupie na neutralnym gruncie. Aktywności realizowane poza biurem sprzyjają swobodnej komunikacji, pozwalają lepiej poznać się nawzajem i odkryć indywidualne predyspozycje członków zespołu.
W harmonogramach imprez firmowych organizowanych w naszym hotelu biznesowym w Krakowie często uwzględniane są między innymi:
warsztaty kreatywne, na przykład design thinking, storytelling czy innovation sprint;
zajęcia rozwijające kompetencje miękkie, na przykład z zakresu komunikacji czy zarządzania zmianą;
warsztaty wellbeing (mindfulness, ergonomia pracy czy techniki antystresowe);
gry scenariuszowe i symulacje biznesowe;
zadania z użyciem gogli VR lub nowoczesnych aplikacji integracyjnych.
Dzięki elastycznym i multifunkcyjnym salom konferencyjnym znajdującym się w podkrakowskim centrum konferencyjnym można zrealizować każdy scenariusz.
Fantazja i kreatywność każdego organizatora imprezy firmowej są trzymane na wodzy przez budżet. Nieprecyzyjne zarządzanie dostępnymi środkami i opieranie się na ogólnych założeniach może mieć poważne konsekwencje w postaci niekontrolowanego wzrostu kosztów. Transparentny budżet na miarę możliwości firmy to fundament udanej organizacji. O czym warto pamiętać, planując event? W planie przedsięwzięcia uwzględnij następujące punkty:
stwórz szczegółowy kosztorys. Zawrzyj w nim catering, oprawę muzyczną, scenografię, materiały POS, dodatkowe atrakcje, logistykę, rezerwację sali, transport dla ważnych gości;
w kosztorysie uwzględnij rezerwę finansową. Standardem jest 10–15% na nieprzewidziane wydatki;
stawiaj na kompleksowe usługi. Współpraca z jednym partnerem oferującym pełną obsługę jest bardziej opłacalna niż korzystanie z usług wielu podwykonawców.
Nasz hotel biznesowy w Balicach gwarantuje pełne wsparcie w planowaniu każdego etapu eventu, dzięki czemu unikniesz niepotrzebnych kosztów, a całość przedsięwzięcia przebiegnie przewidywalnie. Nad organizacją i przebiegiem wydarzenia czuwać będzie doświadczony event planner. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat organizacji imprez firmowych w Krakowie-Balicach? Zachęcamy do kontaktu – chętnie odpowiemy na każde pytanie.
Skontaktuj się
