Konferencje, targi i inne spotkania branżowe są ważną częścią sfery biznesowej. Eventy dla profesjonalistów stwarzają przestrzeń do networkingu i poszerzania swojej wiedzy, a także zwiększają rozpoznawalność marek (również osobistych), produktów i usług.
Nasze nowoczesne centrum konferencyjne w Krakowie od lat jest sceną dla najbardziej prestiżowych wydarzeń zrzeszających autorytety, pracodawców, pracowników i osoby skoncentrowane na rozwoju osobistym. Chcemy podzielić się wiedzą na temat niuansów, które wpływają na przebieg każdego eventu. Dziś przyjrzymy się agendzie, czyli planowi całej imprezy. Jak przygotować program konferencji, aby uniknąć błędów? Oto najważniejsze wskazówki, które ułatwią Ci przygotowywania do branżowego wydarzenia.
Agendę najprościej zdefiniować jako plan wydarzenia (konferencji, targów, szkolenia, meetupu, sympozjum). Dzięki przejrzystemu harmonogramowi uczestnik dokładnie wie:
Agenda powinna być czytelna i ogólnodostępna dla wszystkich prelegentów i gości. Tworząc plan konferencji, uwzględnij nie tylko poszczególne panele odbywające się w ramach wydarzenia, ale także poboczne warsztaty, dyskusje i projekty. Nie planuj paneli jeden po drugim. Ważne jest, aby zadbać o komfort uczestników: zapewnić im czas na swobodne przemieszczanie się między salami bez obawy o to, że przegapią część ważnego wystąpienia, umożliwić im skorzystanie z bufetu oraz stworzyć przestrzeń do rozmów między wykładami, szkoleniami i prezentacjami. Zadaniem organizatora i prowadzących jest przestrzeganie ustalonego porządku. Moderatorzy i prelegenci nie powinni przedłużać wystąpień, aby nie dopuścić do powstania chaosu i opóźnień.
W naszym hotelu z salą konferencyjną pod Krakowem dbamy o to, aby maksymalnie usprawnić przebieg każdego eventu. Wiemy, jak ważna jest komunikacja, dlatego przed każdą salą konferencyjną znajdują się ekrany, na których można wyświetlić dowolny komunikat: godziny rozpoczęcia i zakończenia paneli, informacje na prowadzącego lub jakikolwiek inny komunikat (na przykład promocyjny).
Od czego zacząć przygotowywanie agendy? Wydarzenie biznesowe powinno się rozpocząć od sesji inauguracyjnej. Podczas tej części należy zarysować plan wydarzenia, określić jego cel i udzielić uczestnikom praktycznych informacji dotyczących organizacji całego dnia. Po krótkim wstępie można przejść do właściwej części konferencji – pierwszego wykładu. Pamiętaj o tym, że pierwszy panel jest niezwykle ważny. Powinien on zainteresować uczestników, zmotywować ich i nadać wydarzeniu odpowiedni ton.
Główną część agendy powinny być wystąpienia ekspertów. Zadbaj o to, aby poszczególne wystąpienia nie były zbyt długie. Sesje trwające od 20 do 40 minut są optymalne, aby utrzymać skupienie odbiorców i dynamikę wydarzenia. Dłuższe bloki tematyczne można podzielić na kilka sesji. Połącz ze sobą różnorodne formy – wykłady, warsztaty aktywizujące uczestników oraz dyskusje pozwalające na wymianę myśli.
Nasze sale biznesowe w Balicach zapewniają prelegentom wszystko, co niezbędne, aby podnieść atrakcyjność przekazu i zapewnić im pełną swobodę podczas wystąpienia. Do najważniejszych udogodnień zaliczamy sprzęt umożliwiający transmitowanie wydarzenia dla odbiorców rozsianych po całym świecie, projektory z funkcją Click Share, flipboardy, interaktywne mównice zastępujące laptopa i oświetlenie ambientowe – cenne narzędzie do budowania nastroju.
Przerwy kawowe są niezwykle ważnym elementem każdej konferencji, zjazdu czy sympozjum. Zaleca się, aby odbywały się co 90–120 minut i trwały około 20–30 minut. W agendzie warto uwzględnić jedną dłuższą przerwę obiadową trwającą około godziny. Podczas przerwy prelegenci oraz uczestnicy mogą nie tylko zjeść posiłek, wypić kawę i zregenerować siły, lecz także nawiązywać relacje, wymieniać się doświadczeniami i dyskutować na temat kwestii poruszanych na prelekcjach i wykładach.
Pracownicy naszego hotelu z salą konferencyjną w Krakowie zatroszczą się również o tę sferę. Przestrzeń konferencyjna jest połączona z gustownie urządzonym foyer ze strefą business lounge z efektowną, „zieloną ścianą” stanowiącą idealne tło do zdjęć. Na życzenie organizatora nasz szef kuchni może przygotować smaczne, lekkie menu oparte na sezonowych składnikach od lokalnych dostawców. Na konferencjach najczęściej serwowane są fingerfoody, minikanapki i desery, a także lunche w formie ciepłego bufetu. Chcesz zakończyć wydarzenie w wyjątkowy sposób? W takim razie warto zorganizować uroczystą kolację.
Włączenie warsztatów do programu zwiększa zaangażowanie uczestników, pozwala im zdobyć praktyczne umiejętności oraz stwarza warunki do integracji. Mogą one trwać od 60 do 90 minut i powinny być prowadzone w mniejszych grupach. Osoby zainteresowane udziałem w warsztatach powinny wcześniej potwierdzić swoje uczestnictwo, na przykład poprzez zapis w aplikacji mobilnej.
Strefa eventowo-konferencyjna w hotelu przy lotnisku Kraków-Balice o powierzchni 750 m2 jest przystosowana zarówno do wystąpień dla ponad 200 osób, jak i do kameralnych spotkań. Mobilne ściany umożliwiają dostosowywanie miejsca do potrzeb organizatora.
Ostatnim punktem agendy jest krótki panel podsumowujący całe wydarzenie. Organizator powinien przypomnieć najważniejsze wnioski oraz podziękować prelegentom i uczestnikom. Nierzadko konferencja ma swój dalszy, mniej formalny przebieg. Intensywny dzień może zwieńczyć bankiet albo uroczysta kolacja.
Uczestników konferencji w Balicach zapraszamy do restauracji L’atmosphère cenionej za niebanalne menu łączące w sobie polską tradycję z lekkością charakterystyczną dla nowoczesnej kuchni. Dania przygotowywane pod czujnym okiem Jacka Filipczyka, szefa kuchni cenionego przez krytyków i smakoszy, zachwycają głębią smaku i dopracowaną formą wizualną.
Przygotowanie konferencji, zwłaszcza takiej, na którą zjeżdżają się goście ze wszystkich stron świata, wymaga sprawnej organizacji na wielu poziomach. Centrum Konferencyjne Kraków-Balice zapewnia organizatorom kompleksowe wsparcie na każdym etapie współpracy, począwszy od tworzenia agendy poprzez przygotowanie menu i odpowiedniego sprzętu po obsługę podczas wydarzenia.
Chcesz zorganizować konferencję w Krakowie? Skontaktuj się z nami! Nasi doświadczeni specjaliści chętnie zaprezentują ofertę dla klientów biznesowych. Naszą specjalnością jest elastyczne podejście i kreatywność. Gwarantujemy, że zaproponujemy Ci rozwiązania ściśle spełniające Twoje oczekiwania.
Contact
