Konferencje branżowe są ważnym elementem event marketingu. Przygotowane ze starannością wydarzenia budują wizerunek eksperta w danej dziedzinie, skupiają wokół siebie przedstawicieli branży, umożliwiają wymianę wiedzy w sprzyjającym środowisku, rozwijają relacje biznesowe i pomagają w pozyskiwaniu nowych partnerów lub klientów, a także integrują zespół wokół wspólnego celu. Aby event spełnił swoje zadanie i pozostawił po sobie jedynie pozytywne wspomnienia, należy z dbałością zaplanować każdy szczegół imprezy. Wielu organizatorów, szczególnie tych debiutujących w nowej roli, powiela błędy, które mogą zaważyć na odbiorze i efektywności całego eventu. Jakich? Sprawdź top 5 najczęstszych błędów, które popełniają niedoświadczeni organizatorzy i dowiedz się, jak ich uniknąć, współpracując z centrum konferencyjnym Kraków Airport!
Standardy obowiązujące w nowoczesnym event marketingu są wysokie. Wydarzenia zrzeszające ekspertów z całego świata często są transmitowane na żywo w sieci i kierowane do odbiorców mówiących różnymi językami. Zaniedbanie kwestii technicznych może mieć poważne konsekwencje w postaci:
problemów z nagłośnieniem,
uniemożliwienia prelegentom podpięcia własnego sprzętu,
opóźnień i zakłóceń w transmisjach online,
awariami podczas prezentacji.
Sale krakowskiego centrum konferencyjnego są wyposażone w zaawansowane urządzenia pozwalające wnieść każde wystąpienie na wyższy poziom. Nasz hotel z salą konferencyjną Kraków-Balice oferuje przestrzeń eventową o powierzchni 750 m² obejmującą 10 zróżnicowanych sal. Każda z nich została wyposażona w szereg nowoczesnych urządzeń, które gwarantują płynny przebieg wydarzenia na każdym jego etapie. Organizatorzy mogą korzystać z multimedialnej mównicy z wejściem USB, elektronicznych flipchartów umożliwiających szybkie przesyłanie notatek, projektorów z funkcją Click Share, a także z soundbarów z kamerą 4K i funkcją Speaker Recognizer, która automatycznie wykrywa i śledzi mówiącego. Stabilne i szybkie połączenie internetowe zapewnia komfort pracy zdalnej, a ambientowe oświetlenie pozwala dostosować nastrój pomieszczenia do charakteru wystąpienia.
Weryfikacja możliwości technicznych powinna być jednym z pierwszych punktów na liście kontrolnej organizatora. Przed podpisaniem umowy warto omówić z event managerem dostępne urządzenia, zaplanować testy sprzętu oraz upewnić się, że hotelowa obsługa zapewni wsparcie techniczne podczas trwania wydarzenia.
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy organizacji wydarzeń biznesowych jest niedopracowana lub zbyt ogólna agenda, czyli harmonogram wydarzenia uwzględniający wszystkie elementy imprezy, począwszy od rozpoczęcia i zakończenia eventu, poprzez główne panele, kończąc na przerwach i wydarzeniach towarzyszących. Agenda powinna być szczegółowa, logicznie ułożona i dostępna dla każdego gościa w formie elektronicznej i fizycznej. Zbyt krótkie przerwy między panelami, brak informacji o miejscach, w których odbywają się dane wydarzenia czy brak dłuższej przerwy na lunch to poważne błędy, które mogą stać się rysą na wizerunku organizatora.
Jak powinna wyglądać agenda? Oto najważniejsze zasady, które rekomendujemy klientom biznesowym organizującym wydarzenie branżowe w naszym w hotelu z salą konferencyjną w Krakowie:
zacznij od sesji inauguracyjnej obejmującej powitanie uczestników, przedstawienie celu wydarzenia i zarysowanie programu dnia,
zaplanuj dynamiczne i krótkie wystąpienia ekspertów trwające 20-40 minut. Aby uniknąć monotonii, przeplataj ze sobą różne formy, na przykład wykłady, warsztaty i dyskusje,
co 90-120 min zaplanuj regularne przerwy kawowe trwające ok. 20–30 minut,
w harmonogramie uwzględnij jedną dłuższą przerwę obiadową, podczas której uczestnicy i prelegenci będą mieć czas na odpoczynek, zjedzenie posiłku i networking,
stwórz przestrzeń na warsztaty lub spotkania w podgrupach,
zakończ wydarzenie panelem podsumowującym,
pozostaw miejsce na część nieformalną, np. bankiet lub kolację.
Z rozwagą wybierz miejsce, w którym odbędzie się event. Zbyt mała przestrzeń oznacza ścisk, brak komfortu i utrudnione przemieszczanie się między strefami. Z kolei zbyt duża sala przy niskiej frekwencji będzie jednoznacznym komunikatem: wydarzenie nie cieszyło się zainteresowaniem.
W centrum konferencyjnym Kraków Airport Hotel do dyspozycji organizatorów oddajemy aż 10 zróżnicowanych sal konferencyjnych, od eleganckiej sali ALFA mogącej pomieścić nawet 220 osób, po kameralny BOARDROOM z wyposażeniem VIP. Dzięki mobilnym ścianom istnieje możliwość elastycznego dopasowania przestrzeni do potrzeb konkretnego wydarzenia. Wiemy, jak stworzyć zarówno prestiżową oprawę dla dużych konferencji, jak i przytulną atmosferę dla warsztatów czy szkoleń w mniejszym gronie.
Wybór trudno dostępnego obiektu nieposiadającego odpowiedniego zaplecza komunikacyjnego może mieć fatalne skutki – opóźnienia, nieobecność ważnych gości czy mniejsza frekwencja na widowni. Na swój event wynajmij salę położoną w miejscu zapewniającym łatwy i szybki dojazd zarówno dla osób poruszających się własnym samochodem, jak i korzystających z komunikacji publicznej czy przylatujących samolotem.
Na tym polu nasz hotel z salą konferencyjną Kraków nie znajduje dla siebie konkurencji. Hilton Garden Inn Kraków Airport to jedyny tego typu obiekt położony tak blisko małopolskiego portu lotniczego (drogę z recepcji na terminal pasażerski można pokonać zaledwie w ciągu 2 minut, poruszając się specjalną kładką). W bezpośrednim sąsiedztwie hotelu znajduje się również stacja kolejowa, przystanki i parking.
Pominięcie kwestii posiłków i przerw kawowych to poważne niedopatrzenie, które może zaważyć na odbiorze nawet najlepiej przygotowanego wydarzenia. Głodni i zmęczeni uczestnicy nie będą w stanie skupić się na treściach prezentowanych podczas paneli. Przerwy na kawę i lunch są nie tylko okazją do regeneracji, ale również naturalną przestrzenią do networkingu, wymiany wizytówek i nawiązywania relacji biznesowych. W centrum konferencyjnym Kraków Airport Hotel catering stanowi integralną część obsługi wydarzeń. W strefie business lounge goście mają dostęp do stylowego foyer z „zieloną ścianą” – idealnego miejsca na luźne rozmowy i odpoczynek między sesjami.
Debiut w roli organizatora konferencji nie musi skazywać Cię na organizacyjne fiasko. Nawiązując współpracę z centrum konferencyjnym Kraków Airport, zyskujesz wsparcie na każdym etapie – planowania wydarzenia, dostosowania miejsca do potrzeb prelegentów i odbiorców, działań promocyjnych i obsługi podczas eventu. Nasi doświadczeni eksperci z pełnym zaangażowaniem pomogą Ci przygotować szczegółowy harmonogram, dobrać odpowiednią salę, a także zaplanować logistykę, oprawę techniczną i gastronomiczną. Zachęcamy do kontaktu – chętnie odpowiemy na wszystkie pytania!
Contact
