Organizacja profesjonalnego wydarzenia biznesowego, gospodarczego lub naukowego dla pokaźnego grona gości jest złożonym przedsięwzięciem wymagającym dokładnego planowania. Zadanie komplikuje się jeszcze bardziej, kiedy wśród zaproszonych gości znajdują się prelegenci, sponsorzy, partnerzy i publiczność z różnych krajów. Nasz hotel biznesowy w Krakowie od lat pomaga przedsiębiorstwom, organizacjom i placówkom oświatowym tworzyć wydarzenia o zasięgu wykraczającym poza granice Polski. Jak bez potknięć zorganizować udaną międzynarodową konferencję w Krakowie? Oto krótki poradnik, który ułatwi Ci przygotowanie eventu.
Wydaje Ci się, że dobrym miejscem na organizację eventu dla gości zjeżdżających się do Polski ze wszystkich stron świata jest hotel położony w zacisznej, wiejskiej okolicy? Nie tędy droga! Obiekt znajdujący się z dala od głównych węzłów komunikacyjnych i atrakcji nie tylko nie przyciągnie odpowiedniej liczby gości, ale także znacząco utrudni logistykę całego przedsięwzięcia. Kraków, jedno z najważniejszych ośrodków biznesowych w kraju, wykazuje nieporównywalnie większy potencjał.
Nasz hotel biznesowy w Krakowie jest położony w bezpośrednim sąsiedztwie głównych węzłów komunikacyjnych. Nowoczesne Centrum Konferencyjne Kraków–Balice to jedyny tego typu obiekt w regionie zlokalizowany tuż obok terminala pasażerskiego. Uczestnicy wydarzeń nie muszą korzystać z taksówek, busów ani kolejek. Recepcja hotelu i terminal są połączone wygodną pieszą kładką, dzięki czemu dotarcie na miejsce zajmuje zaledwie kilka minut. W kompleksie znajduje się imponująca przestrzeń konferencyjno-eventowa o łącznej powierzchni wynoszącej 750 m2. Co ważne, na zaproszonych gości czekają wygodne, starannie urządzone pokoje.
Dodatkowa korzyść dla gości odwiedzających stolicę Małopolski w celach zawodowych? Eventy biznesowe organizowane w Krakowie stwarzają doskonałą okazję, aby poznać polską kulturę. Kraków, dawna stolica Polski, zachwyca architekturą, bogatą historią i klimatycznymi uliczkami. Po zakończonej konferencji uczestnicy mogą odwiedzić Rynek Główny, Wawel czy zabytkową dzielnicę Kazimierz.
Rolą organizatora międzynarodowej konferencji w Krakowie jest zadbanie o komfort każdego gościa, niezależnie od jego kraju pochodzenia, przyzwyczajeń biznesowych czy oczekiwań kulturowych. Tworząc harmonogram wydarzenia, warto pamiętać, że standardy prowadzenia spotkań znacząco różnią się w poszczególnych częściach świata. W niektórych kulturach obowiązuje sztywna struktura i formalny porządek obrad, podczas gdy uczestnicy reprezentujący inne regiony mogą oczekiwać bardziej elastycznego, swobodnego przebiegu konferencji. Dobrze zaplanowana agenda pozwala uniknąć nieporozumień.
Zadbaj o to, aby każdy gość i prelegent miał dostęp do czytelnego programu dostępnego co najmniej w języku angielskim oraz, jeśli to możliwe, również w językach ojczystych najważniejszych grup uczestników. Oprócz planu godzinowego organizatorzy powinni udostępnić praktyczne materiały, takie jak folder z najważniejszymi informacjami dotyczącymi wydarzenia, zasad korzystania z hotelu, potrzebnymi numerami telefonów czy mapą atrakcji w okolicy.
Układając harmonogram, uwzględnij także różnice stref czasowych. Zagraniczni goście potrzebują czasu, aby dostosować się do nowych warunków, dlatego intensywny blok wykładów o wczesnych godzinach porannych nie zawsze jest dobrym pomysłem. Kluczem do sukcesu jest odpowiednia dynamika konferencji – przeplatanie prezentacji warsztatami, panelami dyskusyjnymi czy sesjami networkingowymi. Nie należy również pomijać przerw na kawę, posiłki i regenerację, które pozwalają utrzymać wysoki poziom energii i skupienia uczestników przez cały dzień.
Nasz hotel biznesowy w Krakowie jest przystosowany do organizacji eventów na wielu poziomach. Wśród najważniejszych udogodnień ułatwiających koordynację konferencji o globalnym charakterze wymieniamy:
ekrany multimedialne znajdujące się przed każdą salą. Organizator może wykorzystać je na wiele sposobów: do wyświetlania aktualnego harmonogramu, nazw prelegentów, informacji o zmianach w agendzie, wskazówek dotyczących lokalizacji poszczególnych paneli czy nawet komunikatów powitalnych dopasowanych do różnych grup językowych;
wsparcie techniczne. Nasi pracownicy czuwają nad prawidłowym działaniem wszystkich rozwiązań niezbędnych w trakcie konferencji. Zapewniają obsługę kabin do tłumaczeń symultanicznych, przygotowanie stanowisk dla tłumaczy, konfigurację nagłośnienia i mikrofonów, a także stały monitoring sprzętu podczas prelekcji i paneli dyskusyjnych;
zaawansowany sprzęt. Nasze sale konferencyjne są wyposażone w wysokiej klasy projektory, mównice, systemy oświetlenia ambientowego, ekrany LED, nagłośnienie dostosowane do wydarzeń o różnej skali. Możliwość transmisji online i prowadzenia hybrydowych spotkań znacząco podnosi atrakcyjność i zwiększa zasięg eventu.
Dobry hotel organizujący międzynarodowe konferencje powinien oferować nie tylko dostęp do dobrze wyposażonych sal z nowoczesnym sprzętem, ale także zapewniać inne usługi, w tym catering.
Serwis powinien obejmować zarówno dania regionalne, jak i propozycje dopasowane do różnych modeli odżywiania. W bufecie powinny znaleźć się opcje wegetariańskie i wegańskie, potrawy bezglutenowe i dania bez laktozy. Warto pamiętać, że część gości może mieć szczególne preferencje wynikające z przekonań religijnych lub regulacji kulturowych. Z tego powodu w menu uwzględnij także dania halal czy koszerne.
Hilton Garden Inn Kraków Airport to jeden z najbardziej zaufanych hoteli organizujących międzynarodowe konferencje na światowym poziomie. Nasi klienci biznesowi są otoczeni opieką kreatywnego i doświadczonego event plannera, który dba o każdy aspekt wydarzenia. Masz pytania dotyczące organizacji konferencji w Krakowie Airport? Zachęcamy do kontaktu – chętnie przygotujemy spersonalizowaną, kompleksową ofertę spełniającą indywidualne oczekiwania.
Contact
