Organizacja konferencji, zarówno o zasięgu lokalnym, jak i międzynarodowym, to złożone przedsięwzięcie wymagające przemyślanej strategii na wielu płaszczyznach. Aby odnieść branżowy sukces, nie wystarczy zadbać o logistykę i właściwy dobór prelegentów. Ważnym czynnikiem decydującym o powodzeniu eventu jest skuteczna reklama. Plan promocji powinien uwzględniać nie tylko kampanie w mediach społecznościowych, e-mail marketing czy reklamę w lokalnej prasie, ale także przygotowanie miejsca, do którego zjadą się uczestnicy. Niewykorzystanie ogromnego potencjału, jaki daje sam obiekt, jest ogromnym błędem. Jakie możliwości w tym zakresie oferują najlepsze hotele konferencyjne w Krakowie? Jak zmaksymalizować widoczność i profesjonalizm swojej konferencji? Sprawdź nasze rady!
Jakie rozwiązania proponują klientom biznesowym renomowane hotele w Krakowie? Niekwestionowanym liderem w dziedzinie udogodnień i nowoczesnych technologii wyznaczających trendy w event marketingu jest Hilton Garden Inn Kraków Airport – obiekt położony w doskonałej lokalizacji, bezpośrednio przy jednym z największych portów lotniczych w kraju. Hotel blisko lotniska Balice mieści rozległą przestrzeń eventowo-szkoleniową o imponującej powierzchni 750 m2. Konferencje, szkolenia, targi i meetupy odbywają się w 10 salach. Każda z nich jest unikalną przestrzenią dopracowaną pod kątem wizualnym i funkcjonalnym. Mobilne ściany umożliwiające dostosowywanie metrażu do potrzeb organizatora oraz zaawansowany sprzęt pozwalają na personalizację, uatrakcyjnienie i zwiększenie zasięgu wystąpień (na przykład poprzez transmisje online).
Krakowskie centrum konferencyjne dostarcza skutecznych narzędzi do prowadzenia efektywnej komunikacji wewnętrznej. Wśród nich znajdują się multimedialne ekrany – nośniki praktycznych informacji dla uczestników i zaproszonych gości. Organizator może na nich wyświetlać między innymi nazwę wydarzenia, logo firmy czy organizacji, agendę czy materiały promocyjne sponsorów. W Kraków Airport Hotel ekrany cyfrowe są dostępne zarówno w strefach wspólnych, jak i bezpośrednio przed salami konferencyjnymi, co pozwala na bardzo elastyczne i dynamiczne zarządzanie komunikacją z uczestnikami.
Każdy organizator biznesowego wydarzenia, zwłaszcza w tak dużym obiekcie, jakim jest centrum konferencyjne w Krakowie, powinien zatroszczyć się o to, aby prelegenci, goście i uczestnicy mogli bez większych trudności trafić w miejsce docelowe. W tym celu należy zadbać o dobrze zaplanowane oznakowanie kierunkowe. Tablice z nazwą wydarzenia, strzałkami wskazującymi drogę do sali konferencyjnej, strefy lunchowej czy toalet znacząco ułatwią poruszanie się po strefie eventowej.
Jakie momenty są najczęściej uwieczniane na nagraniach i zdjęciach z konferencji? Bez wątpienia prezentacje, wykłady i wystąpienia prelegentów. Scena jest sercem wydarzeń, dlatego upewnij się, że logo Twojej firmy lub wydarzenia pojawia się w centralnych miejscach, takich jak:
mównica,
ścianka za prelegentem,
stoły panelowe,
ekrany prezentacyjne.
Kraków Airport Hotel dysponuje zapleczem technicznym umożliwiającym personalizację scenografii zgodnie z potrzebami organizatora. Dostosowanie wyglądu sceny to jeden z najważniejszych punktów, który warto omówić podczas pierwszego spotkania z event menagerem.
Ważnym elementem promocji on-site w hotelu są dobrze widoczne materiały POS – flagi zewnętrzne i wewnętrzne, roll-upy przy wejściu do hotelu i sal, ścianki do zdjęć w foyer lub przy sali konferencyjnej i ekspozycje produktów w przestrzeniach wspólnych. Zespół Kraków Airport Hotel zadba o to, żeby materiały przyciągały uwagę, były stabilne, komponowały się z wystrojem i nie przeszkadzały w swobodnym poruszaniu się po obiekcie i wokół niego.
Popularną praktyką w event marketingu jest organizacja punktu rejestracyjnego w hotelowym lobby lub tuż przy sali konferencyjnej. Rejestracja czy odbiór materiałów promocyjnych w info-punkcie stwarza świetną okazję do pierwszego kontaktu z uczestnikiem. Jak stworzyć punkt, który skutecznie zaprasza gości do dalszego uczestnictwa w konferencji i buduje pozytywne pierwsze wrażenie? Zadbaj o:
personalizowany kontuar lub stół widocznie oznaczony logotypem wydarzenia lub firmy,
obecność hostess lub personelu w stroju firmowym gotowych udzielić informacji, wręczyć materiały i odpowiedzieć na pytania,
estetycznie przygotowane identyfikatory i pakiety konferencyjne, które uczestnicy otrzymują przy rejestracji.
W Kraków Airport Hotel organizatorzy mają możliwość ustawienia info-punktu w dobrze widocznej dla uczestników sferze. Dodatkowo personel hotelowy może wspomóc organizatorów zarówno logistycznie (np. w przechowaniu materiałów), jak i informacyjnie, odpowiadając na pytania gości i usprawniając rejestrację.
Uczestnicy wydarzeń organizowanych w centrum konferencyjnym Kraków Airport Hotel mogą przedłużyć swój pobyt, meldując się w wygodnych, urządzonych w detalach pokojach. Na prelegentów, uczestników i partnerów czeka aż 178 dwuosobowych pokoi. Każdy z nich jest wyposażony w telewizor z systemem umożliwiającym emisję spersonalizowanych treści na ekranach. To doskonały sposób, aby przypomnieć o godzinie rozpoczęcia konferencji, promować wydarzenia towarzyszące, podziękować za udział w konferencji, a także zaprezentować partnerów lub sponsorów.
Dlaczego nasz hotel biznesowy w Krakowie-Balicach jest jednym z najbardziej rekomendowanych miejsc do organizacji profesjonalnych eventów branżowych? Naszą siłą jest nie tylko nowoczesna infrastruktura, ale także obsługa na najwyższym poziomie. Doskonale wiemy, że skuteczna promocja konferencji to nie tylko kampania online czy promocja w branżowych pismach, ale również umiejętne wykorzystanie przestrzeni hotelowej. Profesjonalne oznakowanie, nowoczesne ekrany, punkt rejestracyjny, dobrze zaprojektowane materiały POS i personalizacja scenografii – pozornie drobne, ale niezwykle istotne elementy mają ogromny wpływ na odbiór wydarzenia. Hilton Balice Team elastycznie reaguje na potrzeby organizatora, dostarczając rozwiązań dostosowanych do indywidualnych wymagań, specyfiki branży i charakteru imprezy. Podczas spotkania organizacyjnego z event menagerem warto poruszyć najważniejsze kwestie: zakres dostępnych narzędzi promocyjnych, zasady oznakowania i brandingu, możliwości techniczne obiektu i obsługę w dniu konferencji.
Już dzisiaj skontaktuj się z naszym event managerem i zaplanuj konferencję, która wywrze na klientach, partnerach, potencjalnych klientach i przedstawicielach branży piorunujące wrażenie.
Contact
